A székhely

A törvény szerint a cég székhelye a cég bejegyzett irodája. Ez nem jelenti, hogy a cég székhelye csak és kizárólag irodahelyiségben lehet. A cég bejegyzett irodájaként más jellegű ingatlan, például egy lakás is szolgálhat, amely képes betölteni a székhely funkcióját. A székhely, mint bejegyzett iroda tehát nem az ingatlan jellegére, hanem inkább funkciójára utal. A székhely ugyanis a cég levelezési címe. Tehát az a hely, ahol a cég üzleti és hivatalos iratainak átvétele, érkeztetése történik. A székhelyen történik továbbá a cég hivatalos iratainak őrzése (pl. létesítő okiratok, üzleti dokumentumok) és rendelkezésre tartása. A székhelyen kerül sor a jogszabályokban meghatározott, székhellyel összefüggő kötelezettségek teljesítésére is.

A székhelyet a cég köteles a cég nevét is feltüntető cégtáblával megjelölni. Ez viszont nem jelenti, hogy elegendő pusztán a cégtáblát kitenni, mivel a székhelynek olyan ténylegesen létező ingatlannak kell lennie, amely képes betölteni a székhellyel kapcsolatban előírt funkciókat.

Nem kötelező feltétele viszont a székhelynek, hogy a cég központi ügyintézése, a céggel kapcsolatos döntéshozatal is itt történjen. Amennyiben a cég székhelye nem azonos a központi ügyintézés helyével, akkor a központi ügyintézés helyét a létesítő okiratban (társasági szerződésben, alapító okiratban) és a cégjegyzékben is fel kell tüntetni.

Telephely és fióktelep

Székhellyel minden cégnek rendelkeznie kell ahhoz, hogy a törvényes működést biztosítani tudja. Telephelyre és fióktelepre viszont nincs feltétlenül szükség sem a cég alapításához, sem a működéséhez.

A cég telephelye a cég székhelyétől eltérő helyen található olyan hely, ahol a cég tartós, önállósult üzleti (üzemi) letelepedéssel járó tevékenységet folytat. Például a kereskedelemmel foglalkozó cég esetén a cég kereskedelmi egységei (üzletei) a cég telephelyeinek tekinthetők. Nem telehely viszont, ahol a cég csak átmenetileg folytat kereskedelmi tevékenységet. Például, ha időnként piacon is értékesíti termékeit, mivel ez nem tartós letelepedéssel járó tevékenység.

A fióktelep olyan telephely, mely más településen (magyar cég külföldi fióktelepe esetén más országban) van, mint a cég székhelye. Így például, ha egy cégnek Budapesten van a székhelye, akkor a Budapesten belül, de eltérő helyen működtetett üzlete a cég telephelye, a Debrecenben működtetett üzlete a cég fióktelepe.

Ha egy cég telephellyel vagy fiókteleppel rendelkezik, akkor ezeket köteles a létesítő okiratában és a cégjegyzékben is feltüntetni. A cég nem köteles azonban minden tulajdonában vagy használatában álló ingatlant kötelezően telephelyként vagy fióktelepként feltüntetni, csak azokat, ahol ténylegesen is állandó és önálló üzleti (üzemi) tevékenységet folytat.

Milyen ingatlan lehet székhely, telephely vagy fióktelep?

A cég székhelye, telephelye és fióktelepe olyan ingatlan lehet, amely a cég tulajdonát képezi, vagy amelynek használatára a cég jogosult. Az ingatlan használatának joga alapulhat például

 bérleti szerződésen, szívességi használaton, haszonélvezeti jogon.
A cégbejegyzés vagy változásbejegyzés során a bejegyzéshez szükséges okiratokat készítő ügyvéd köteles meggyőződni arról, hogy a cég az ingatlan tulajdonosa vagy annak használatára más jogcímen jogosult. Az ingatlan tulajdoni lapját vagy a használatra jogosító nyilatkozatot, szerződést a cégbírósághoz nem kötelező benyújtani, azonban az ügyvéd felé igazolni kell a használatra való jogosultságot.

A cég székhelye székhelyszolgáltató által is biztosítható. A székhelyszolgáltatási szerződésben a székhelyszolgáltatást nyújtó megbízott vállalja, hogy a cég számára székhelyet biztosít. Ennek keretében a székhelyszolgáltató köteles gondoskodni a cégnek címzett postai küldemények székhelyen történő átvételéről és arról, hogy a küldemények érkezéséről egy munkanapon belül értesíti a céget. A székhelyszolgáltatási szerződésben meg kell határozni a cég azon iratait (iratok fajtáit), amelyeket a székhelyen kíván őrizni, rendelkezésre tartani. Ebbe a körbe bele kell tartoznia legalább a cég cégiratainak, hatósági engedélyeinek, az adóhatósághoz történő adatbejelentési kötelezettségeivel összefüggő iratainak, valamint a számviteli törvény szerinti beszámolójának.