A számos vállalat és vállalkozó számára a mai napig mumusnak számító számlázás, adatszolgáltatás, adóhivatallal történő információcsere gyakorlata hosszú távon alapjaiban fog megváltozni: az Európai Bizottság bő egy hónapja terjesztette elő az „Áfa a digitális korban” elnevezésű intézkedéscsomag tervezetét, amely gyökeresen átalakítja a tagállomok számlázással és áfabevallással kapcsolatban alkalmazott digitális eszközeit, megoldásait és elvárásait is, és megkezdődik az egyes tagország számviteli gyakorlatának uniós szintű harmonizálása. Megváltoztatja például Magyarországon azt is, ahogyan jelenleg az elektronikus számlákról gondolkodtunk.

„Attól, hogy valaki elektronikusan, PDF-ben állít ki számlát és emailen elküldi a partnernek, még nem lesz megbízhatóan automatizálható a számlázás és könyvelés folyamata” – hívja fel a figyelmet Kóczé Péter, a Grant Thornton üzleti- és adótanácsadó cég Digitális üzletágának vezetője (a fotón).

Búcsú a PDF-től?

A szakember szerint a vállalatok számviteli folyamatainak digitalizációja valójában a meglévő adatvagyonnal történő hatékony gazdálkodást jelenti: az elektronikus átállás nem merül ki az e-számlák digitális formában való előállításában és befogadásában.

A módosult HÉA (hozzáadottérték adó) irányelvekben többek között az elektronikus számla fogalmát is leszűkítik azzal, hogy a jövőben csak a strukturált adatokat tartalmazó e-számlákat lehet elektronikus számlának tekinteni (tehát amelyek feldolgozását közvetlenül automatizálni lehet). Amennyiben ezek a javaslatok a jelenlegi formájukban kerülnek elfogadásra, akkor nagyon sok PDF számla automatikusan ki fog esni ebből a körből, mivel hiába elektronikusak, nem tartalmaznak elektronikusan feldolgozható, strukturált adatokat. Ez pedig azt jelenti, hogy az új rendelkezések szerint a papíralapú számlákra vonatkozó szabályok szerint kell azokat kezelni.

„A koronavírus-járvány nagymértékben hozzájárult a PDF formátumú számlák széleskörű alkalmazásához, hiszen lehetővé tette a fizikai érintés nélküli számlázást, amellett, hogy költséget és időt is megtakarítottak a cégek, nem utolsósorban az adóhatóság is elfogadta. Azonban az uniós változás a tervek szerint a jövő évben életbe lép, amely értelmében ez a PDF-es gyakorlat már nem minden esetben lesz elfogadható. Tapasztalataink szerint a gazdasági élet szereplői erre még nincsenek felkészülve” – fűzte hozzá Kóczé Péter. 

A számlák új generációja

Az e-számlázás következő generációját az adatalapú, strukturált adatokból álló e-számlák jelenthetik, amelyek abban különböznek a hagyományos e-számláktól, hogy nemcsak a feldolgozásuk, de az előállításuk is automatizálható. A tanácsadó cég szakemberei úgy látják, hogy a 2024-ben életbe lépő uniós szabályozás azoknak lesz jó, akik az adójogi-, számviteli- és technológiai területek működését is összehangolják.

E-számvitel, mint versenyelőny

A Grant Thornton úgy látja, hogy a közelgő változások vélhetően kihívásokat fognak jelenteni a vállalatoknak, ugyanis a tanácsadó cég tapasztalatai alapján a meglévő, hatályos számlakiállítási-számviteli szabályoknak történő megfelelés is problémákat okoz számos esetben. Ezt támasztja alá a tanácsadó cég tavalyi évre vonatkozó, saját ügyfélkörében végzett kutatása is, amely során a következő ügyekben jártak el: 

• 110 ezer lekért számla
• 45 ezer megvizsgált számla
• 19 ezer megtalált hiba/eltérés
• 16 ezer lekért NAV hibaüzenet
• 3 ezer technikai érvénytelenítés
• 22 ezer utólag beküldött számla.

A jövőben várható (és 5 éves távlatban kötelezően alkalmazandó) vállalati számviteli modernizáció és digitalizáció inkább versenyelőnyt jelent a vállalatoknak. A változás része az is, hogy fokozódik a kétirányú információ-áramlás és a vállalatok gazdálkodásában/pénzügyi folyamataiban még több segítséget kaphatnak az adóhivataltól, hiszen már most is a hatékony partneri együttműködés kialakítása a cél.

Czöndör Szabolcs, a NAV Kiemelt Adó- és Vámigazgatóságának főosztályvezetője elmondta, hogy várhatóan 2024. január 1-jétől életbe lép az az uniós szabályozás első csomagja, csak az e-számlára vonatkozóan. Az uniós tervek szerint 2028-ig pedig minden tagállamban kötelező, egységes adatalapú e-számlázás kerül bevezetésre. A jövőt jelentő e-számlázással kapcsolatban érdemes tudni, hogy az új megoldások között egy figyelemre méltó alternatívát jelenthet Magyarországon a mindenki számára elérhető és gyakorlatilag ingyenes NAV e-számla szolgáltatás, ami egy adatalapú e-számla.

Az adózóknak lehetőséget biztosítanak az e-áfa bevallásra is (tehát ez nem lesz kötelező), amely jelentős adminisztrációs könnyítést is jelent, tehát például a számlánkénti összesítő jelentés kitöltését is elfelejthetjük.

A NAV főosztályvezetője kiemelte, hogy az e-áfa bevezetése is elég egyértelmű célok mentén történik, azaz, hogy megakadályozzák, hogy hibás bevallás kerüljön beküldésre és ezáltal segítsék a jogkövetést.

Kóczé Péter megjegyezte, hogy a NAV nem teljeskörű megoldásokat fejleszt a vállalati pénzügyi-számviteli folyamatok digitalizációjához és automatizációjához, hanem adatkapcsolati lehetőséget biztosít a célszoftverekhez. Mindez azt eredményezi, hogy a jogszabályi megfeleléshez a vállalatoknak olyan megoldásban célszerű gondolkodniuk, amely biztosítja az automatizációt a feldolgozás és archiválás terén is. Ez valódi költségcsökkentést eredményez, rövidebb átfutási időt jelent, megbízható adatokat nyújt és mindezeken felül a vállalati adatvagyon biztonságát is garantálja.

Kóczé Péter tapasztalatai alapján „ez az adójogi-, számviteli- és technológiai területek összehangolásán, testreszabásán keresztül érhető el, hogy a jogszabályi megfelelés mellett valóban versenyelőnnyé és értékké váljon az adó- és számviteli automatizáció”. 

A szakértőnek az e-számlázásra történő felkészüléshez a következőkre hívja fel a figyelmet:

1. NAV válaszüzenetek rendszeres kiértékelése: fontos visszajelzéseket tartalmaz arra vonatkozóan, hogy miben kell fejlődnie a vállalatnak 

2. Adatszolgáltatási megoldás auditálása: értékes visszajelzéseket kaphatunk, akár szakember bevonásával, hogy kielemezze, hogy hol a hiba a folyamatokban 

3. Üzemzavarokat követően fokozott figyelem: az üzemzavar minden vállalkozás rémálma, kiváltképp az adózási folyamatokban, ezért kritikus fontosságú ennek vizsgálata 

4. Adatharmonizáció, ellenőrzések (automatizálva): a NAV és adott cég számlázóprogramjában lévő adatok egyeztetése 

5. Adatszolgáltató modul lecserélése 

A szakember úgy látja, hogy mint az általában az uniós jogszabályok és intézkedéscsomagok bevezetésénél szokott történni, az elképzelt koncepció gyakorlatba ültetése számos kihívást tartogat a vállalatok számára: a leghétköznapibb példa erre az informatikai architektúra működése az előadó-vevő-adóhivatal között.